【Python業務効率化】PDF自動処理マスター講座第5回 Excelデータから見積書・請求書PDFを自動生成する

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こんにちは！「Python業務効率化」連載も、いよいよ第5回を迎えました。これまでの連載では、Excelデータの読み込みやデータ加工、PDFの基本操作などを学んできました。今回はその集大成として、Excelに入力した見積書・請求書のデータを、Pythonで自動的にPDF化する方法を解説していきます。

「毎回Excelからコピペして見積書を作るのが面倒…」「請求書の体裁を毎月手作業で整えるのが大変…」そんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。本記事を読めば、Excelにデータを入力するだけで、見た目の整ったPDF帳票を自動で量産できるようになります。初心者の方にもわかりやすいよう、一つひとつ丁寧に解説していきますので、ぜひ最後までお付き合いください。

今回のゴールと全体の流れ
1. 完成イメージ
事前準備：必要なライブラリとExcelデータの設計
1. ライブラリのインストール
2. Excelデータのフォーマットを設計する
Excelデータを読み込んで見積書PDFを作成する
請求書への応用と、さらなる業務効率化のヒント
まとめ

今回のゴールと全体の流れ

まずは今回作成するプログラムの全体像を把握しておきましょう。やることは大きく分けて次の3ステップです。

Excelファイルに記載された見積書・請求書のデータ（取引先名、品目、単価、数量など）を読み込む
読み込んだデータをもとに、PDFのレイアウト（表形式の明細、合計金額など）を組み立てる
取引先ごとにPDFファイルとして書き出す

使用するライブラリは、Excel操作でおなじみのopenpyxl（またはpandas）と、PDF生成用のreportlabです。この2つを組み合わせることで、「データはExcel、見た目はPDF」という業務フローを完全に自動化できます。

完成イメージ

最終的には、以下のような流れが実現できます。

経理担当者がExcelに「取引先名・品目・単価・数量」を入力
Pythonスクリプトを実行するだけで、取引先ごとの見積書PDFが自動生成
請求書も同じ仕組みで、フォーマットを変えるだけで対応可能

事前準備：必要なライブラリとExcelデータの設計

ライブラリのインストール

まずは必要なライブラリをインストールしましょう。ターミナル（コマンドプロンプト）で以下を実行してください。

pip install openpyxl pandas reportlab

それぞれの役割は次の通りです。

openpyxl：Excelファイル（.xlsx）の読み書きを行うライブラリ
pandas：Excelデータを表形式（DataFrame）で扱いやすくするライブラリ
reportlab：PDFファイルをゼロから作成できるライブラリ

Excelデータのフォーマットを設計する

自動化をスムーズに進めるには、Excel側のデータ設計がとても重要です。今回は以下のようなシンプルな構成を例にします。

取引先名	品目	単価	数量
株式会社サンプル	Webサイト制作	300000	1
株式会社サンプル	保守サポート	20000	3
テスト商事株式会社	システム導入	500000	1

ポイントは「取引先名」を1列目に置いておくことです。これにより、同じ取引先のデータをグループ化して、1社につき1枚のPDFを作成することができます。

Excelデータを読み込んで見積書PDFを作成する

Excelデータをpandasで読み込む

まずはExcelファイルを読み込み、取引先ごとにデータをまとめます。

import pandas as pd

# Excelファイルを読み込む
df = pd.read_excel("見積データ.xlsx", sheet_name="Sheet1")

# 取引先名ごとにグループ化
grouped = df.groupby("取引先名")

for client_name, group in grouped:
    print(client_name)
    print(group)

groupbyを使うことで、取引先ごとにデータを分割できます。これで「1社分の明細データ」を取り出す準備が整いました。

reportlabでPDFの見積書を作成する

次に、取り出したデータをもとにPDFを生成します。以下は基本的なサンプルコードです。

from reportlab.lib.pagesizes import A4
from reportlab.pdfgen import canvas
from reportlab.pdfbase import pdfmetrics
from reportlab.pdfbase.ttfonts import TTFont

# 日本語フォントの登録（フォントファイルは別途用意）
pdfmetrics.registerFont(TTFont("IPAexGothic", "ipaexg.ttf"))

def create_estimate_pdf(client_name, items, filename):
    c = canvas.Canvas(filename, pagesize=A4)
    c.setFont("IPAexGothic", 16)
    c.drawString(50, 800, f"御見積書")

    c.setFont("IPAexGothic", 12)
    c.drawString(50, 760, f"{client_name} 様")

    y = 700
    total = 0
    c.drawString(50, y, "品目")
    c.drawString(250, y, "単価")
    c.drawString(350, y, "数量")
    c.drawString(450, y, "金額")

    for _, row in items.iterrows():
        y -= 25
        amount = row["単価"] * row["数量"]
        total += amount
        c.drawString(50, y, str(row["品目"]))
        c.drawString(250, y, f'{row["単価"]:,}円')
        c.drawString(350, y, str(row["数量"]))
        c.drawString(450, y, f'{amount:,}円')

    y -= 40
    c.drawString(350, y, "合計金額：")
    c.drawString(450, y, f"{total:,}円")

    c.save()

注意点として、reportlabは標準で日本語フォントに対応していないため、IPAexゴシックなどのフォントファイルを別途用意し、registerFontで読み込む必要があります。フォントファイルは無料で配布されているものを利用できます。

取引先ごとにPDFを一括出力する

最後に、先ほどのグループ化したデータとPDF生成関数を組み合わせます。

for client_name, group in grouped:
    filename = f"見積書_{client_name}.pdf"
    create_estimate_pdf(client_name, group, filename)

print("すべての見積書PDFを作成しました！")

これで、Excelに入力した取引先データをもとに、自動で複数の見積書PDFが生成されるようになりました。手作業で1件ずつ作っていた時間が、わずか数秒の処理に置き換わります。

請求書への応用と、さらなる業務効率化のヒント

見積書と請求書の違いを吸収する

請求書は見積書とほぼ同じ構造ですが、「支払期限」や「請求番号」など追加の項目が必要になることが多いです。そこで、関数に引数を増やして柔軟に対応させましょう。

def create_invoice_pdf(client_name, items, invoice_no, due_date, filename):
    c = canvas.Canvas(filename, pagesize=A4)
    c.setFont("IPAexGothic", 16)
    c.drawString(50, 800, "御請求書")

    c.setFont("IPAexGothic", 12)
    c.drawString(50, 770, f"請求番号：{invoice_no}")
    c.drawString(50, 750, f"お支払期限：{due_date}")
    c.drawString(50, 720, f"{client_name} 様")

    # 以下、見積書と同様に明細を出力
    # ...

    c.save()

このように「共通部分は関数化」「違う部分だけ引数で切り替える」設計にしておくと、見積書・請求書・納品書など帳票の種類が増えても対応しやすくなります。